Diese Hilfe richtet sich an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit dem Programm arbeiten. Sie beschreibt Schritt für Schritt, was du in jedem Bereich tun kannst und worauf du achten solltest.
praxis.hoermail.de).Nach der Anmeldung siehst du oben links das Logo, deinen Namen, deine Rolle und ggf. die Filiale. In der Mitte ist die TopBar mit „Neuer Kunde", den letzten Patienten und dem Vollbild-Schalter; rechts der Logout-Button.
Standardmäßig wechselt das Programm beim Login in den Vollbildmodus, damit Browser-Leisten den Platz nicht stehlen. Du kannst das jederzeit ein- und ausschalten:
Die Einstellung wandert mit deinem Account – egal an welchem PC du dich anmeldest.
Mein Konto → Meine Daten → Passwort ändern. Mindestlänge 8 Zeichen, einmal eingeben + wiederholen, dann Passwort ändern.
Oben rechts auf deinen Namen klicken → Abmelden. Beendet automatisch den Vollbildmodus.
Startseite nach dem Login. Zeigt:
Hauptmenü → Kunden. Suchfeld oben durchsucht Name, Kundennummer, Geburtsdatum, Telefon. Klick auf eine Zeile öffnet die Detail-Seite.
Mit Tabs – relevant je nach Versorgung:
| Tab | Zweck |
|---|---|
| Stammdaten | Adresse, Telefon, Geburtsdatum, Krankenkasse, Facharzt, Land |
| Audiogramme | NOAH-synchronisierte Audiogramme; Hörtest-Eingabe (Ton + Sprache) |
| Hörgeräte | Aktuelle Versorgung (zuletzt verkaufte Geräte rechts/links) |
| Brille | Brillen-Aufträge, Glaswerte |
| Termine | Alle Termine des Kunden |
| Rechnungen | Alle Rechnungen, mit Status (Entwurf/Gesendet/Bezahlt/Storniert) und Spalte „Offen" |
| Dokumente | Hochgeladene und generierte PDFs |
Storno einer Rechnung: im Rechnungen-Tab pro Zeile (außer „Storniert"). Bei Brille-Rechnungen wird der zugehörige Brillenauftrag automatisch wieder geöffnet.
Vorgang öffnen: in der Spalte „Bezug" steht z. B. VG260042. Klick öffnet den Brille-Auftrag im neuen Tab innerhalb der Detail-Seite.
Hauptmenü → Terminplaner. Drag-&-Drop für Termine; Klick auf leere Zeit legt einen neuen Termin an.
Pro Mitarbeiter oder Ressource konfigurierbar (Terminplaner → Einstellungen → Google Calendar). Login per OAuth, dann die zu synchronisierenden Kalender wählen.
Termine werden über WebSocket live aktualisiert – andere Mitarbeiter sehen Änderungen sofort.
Wichtig: Im Warenkorb kannst du entweder Artikel oder offene Rechnungen haben – nicht gemischt. Das Programm sperrt automatisch je nach Modus.
Hauptmenü → Lagerverwaltung. Zeigt alle Artikel (Fassungen, Hörgeräte, Zubehör) mit Bestand, niedrigen Beständen werden hervorgehoben.
Neue Lieferung erfassen → automatisch Bestand erhöhen, Buchung im Lagerjournal.
Manuelle Bestandsbuchung (z. B. Korrektur, Bruch, Rückgabe).
Auf jeder Liste verfügbar (Fassungen, Hörgeräte, Zubehör) – z. B. für Inventur.
Format: ANR7{JJ}{NNN} (z. B. ANR726042 = Artikel Nr. 42 aus 2026). Wird automatisch beim Anlegen vergeben, nie wiederverwendet.
Hauptmenü → Rechnungswesen. Liste aller Rechnungen mit Filter nach Status, Datum, Kunde.
Status:
Spalte „Offen": 0,00 € wenn Bezahlt oder Storniert, sonst der Bruttobetrag.
Format: RE{JJ}{NNNN} (z. B. RE260123), pro Jahr fortlaufend, nie wiederverwendet.
Kundendetail → Brille → + Neuer Auftrag
Workflow:
VG{JJ}{NNNN}Im Bearbeiten-Modal rechts vom Vorgangsnummer-Feld:
4 Werte (für alle Auftragsarten gleich): offen, abgeschlossen, abgebrochen, Rückfrage. In Tabellen siehst du nur das Symbol, im Detail-View zusätzlich das Wort.
Im Modal Abschließen-Button → erzeugt automatisch eine Rechnung (Status „Gesendet", gebucht). Pro Auftrag kann nur eine aktive Rechnung existieren – ein erneuter Abschluss ist erst möglich, wenn die alte storniert wurde.
Brille-Rechnungen können nur über den Storno der Rechnung „rückgängig" gemacht werden (Rechnungen-Tab des Kunden). Der Auftrag öffnet sich dabei automatisch wieder.
Kundendetail → Hörgeräte → + Neuer Auftrag
Pro Auftrag siehst du eine Liste der zu erledigenden Schritte (Dokumente, Messungen, Anpassungen, Zuzahlungen …). Klick auf das Kästchen → erledigt + automatisches Datum + Mitarbeiter-Kürzel.
Beim KK-Wechsel im laufenden Auftrag: Bestätigung „Schritte des neuen Vertrags laden? (bestehende Erledigungs-Status gehen verloren)".
Probegeräte, gelieferte Geräte, verkaufte Geräte werden je Seite (L/R) erfasst. Lifecycle:
Probe → Bestellt → Geliefert → Verkauft (oder zurück: Zurückgegeben)
Datümer werden automatisch beim Status-Wechsel gesetzt. Mehrere Probegeräte je Seite erlaubt.
Otoplastik-Typ, Otoplastik-Datum, Hörer, Batterie, Reparatur-Anpassdatum + Pauschale, Garantie von/bis – pro Geräte-Position pflegbar.
Eigener Tab je Auftrag: aus dem Lager oder Freitext, Menge, Seite, Datum, Einzelpreis.
Append-only mit Zeitstempel + Mitarbeiter. Bearbeitung möglich, lässt aber einen Audit-Marker stehen.
Funktioniert nur, wenn alle als Pflicht markierten Schritte erledigt sind. Sonst meldet das System welche fehlen.
Kundendetail → Audiogramme. NOAH-synchronisierte Daten erscheinen hier automatisch (sobald die NOAH-Bridge läuft).
Speichern → eigener Audiogramm-Eintrag mit Typ „Hoertest". Read-only-Diagramme sind im Audiogramm-Tab sichtbar.
Hauptmenü → Stammdaten mit Untermenü:
| Punkt | Inhalt |
|---|---|
| Artikelkatalog | Alle Artikel (außer Lager) – z. B. Dienstleistungen, Reparaturen |
| Artikelgruppen | Steuersatz + Erlöskonto pro Gruppe (Buchhaltung) |
| Ärzte | Facharzt-Kontakte (LANR/BSNR/IK) |
| Dokumentvorlagen | Mustache-Templates für PDFs (A4 oder Bondrucker-Format) |
| Firmen | Lieferanten-/Hersteller-Datenbank (Bereichsflags allgemein/Fassung/HG/Glas) |
| Gläser | OGA-Glaskatalog importieren + verwalten (Detail-View pro Glas) |
| HMV-Verzeichnis | Hilfsmittel-Stammdaten + Hersteller-Import (Signia etc.) |
| Marken | Mit Kürzel, verknüpft an Firma |
| Kostenträger | Krankenkassen + GKV-Verträge (Bundesvertrag, Schritte, Beträge) |
| Einstellungen | IK-Nummern, Bankverbindung, Öffnungszeiten, Rechnungs-Texte |
Klick auf Code öffnet eine Detail-Ansicht mit:
Beim Glas-Import setzen wir den Brillentyp automatisch (Einstärken/Gleitsicht/Bifokal/Office/Sonne/Spezial) – auch korrigiert anhand der ADD-Daten. Falls die Heuristik falsch liegt, kannst du als Admin im Glaskatalog für jedes Glas die Rolle manuell überschreiben (Dropdown). Der Override überlebt Re-Imports.
Admin/Superadmin kann pro Glas im Verwalten…-Button gezielt Optionen aktivieren/deaktivieren – das überschreibt das, was die Hersteller-Daten vorschlagen.
Nur sichtbar für Admin und Superadmin.
Pro Filiale: Name, Adresse, IK-Nummern, Bankverbindung, Öffnungszeiten, Mitarbeiter-Liste, Buchhaltungs-Versteuerungsart (Soll/Ist).
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Nachname, Vorname |
| Rolle | user / moderator / admin / superadmin |
| Notiz | Freitext (z. B. „Hörakustikermeisterin", „Vertretung donnerstags") |
| Login-Adresse | |
| Aktiv | Nur sichtbar wenn „Alle anzeigen" eingeschaltet |
| Aktionen | Bearbeiten, Löschen |
Versucht erst hartes Löschen. Wenn der Mitarbeiter noch Aufträge, Termine, Buchungen etc. hat, kommt eine Fehlermeldung – dann lieber Aktiv-Flag auf „nein" setzen.
Hauptmenü → Mein Konto (für jede Rolle sichtbar).
Zeigt den Status der lokalen aurodec-Bridge (Windows-Service auf deinem PC). Die Bridge ist nötig für:
Wenn der Status rot ist: Bridge auf dem PC starten oder Service neu installieren (siehe Service-Name aurodec-bridge im Windows-Diensteverzeichnis).
Drei konfigurierbare Slots: Bondrucker, Rechnungsdrucker, Termindrucker. Pro Slot wählst du den lokalen Windows-Drucker.
Nur Superadmin.
practice_settings.anzahl_arbeitsplaetze)machine_id, Bridge-Version, letztem HeartbeatDie Kasse ist KSichV-tauglich vorbereitet. Phase 1 (TSE-Geräteverwaltung) ist aktiv: in Kasse → Einstellungen → TSE kannst du den Swissbit-USB-Stick registrieren und die ELSTER-Mitteilung gemäß §146a Abs. 4 AO zusammenstellen. Bon-Signierung und DSFinV-K-Export folgen in Phase 2/3.
Nur Admin/Superadmin. Hauptmenü → Buchhaltung.
Pro Filiale wählbar: Soll (Erlöse + USt sofort fällig) oder Ist (USt geparkt auf 1762/1764, wird erst bei Zahlung fällig). Umstellung in der Filial-Detail-Seite, Tab Einstellungen.
Sichtbar für Moderator, Admin, Superadmin. Hier kannst du Ideen, Wünsche und Visionen für das Programm festhalten – auch unfertige Gedanken. Karten werden vom Entwickler regelmäßig gesichtet.
Internes Sprint-Board des Entwicklers. Für die meisten Mitarbeiter nicht relevant.
| Rolle | Sichtbarkeit / Befugnisse |
|---|---|
| user | Alltagsbetrieb: Kunden, Termine, Kasse, Brillenauftrag, HG-Auftrag, eigenes Konto |
| moderator | Wie user + Zugriff auf „Entwicklung M" (Ideen-Kanban) |
| admin | Wie moderator + Filialverwaltung + Buchhaltung + Stammdaten-Pflege + Mitarbeiter (user/moderator) anlegen/bearbeiten/löschen |
| superadmin | Vollzugriff: Lizenz-Verwaltung, alle Rollen vergeben, „Entwicklung SA", PC-Slot-Anzahl ändern |
1,50 und 1.50 gleichermaßen – gespeichert wird immer mit Komma in der AnzeigeStattdessen das Aktiv-Häkchen entfernen. Der Mitarbeiter erscheint dann nur noch unter „Alle anzeigen" und kann sich nicht mehr anmelden, alle Aufträge und Buchungen bleiben erhalten.
Es existiert noch eine ungelöschte Rechnung zu diesem Auftrag. Im Rechnungen-Tab des Kunden die alte Rechnung stornieren → Auftrag öffnet sich automatisch wieder → erneut abschließen erzeugt eine neue Rechnung mit neuer Nummer.
Wenn das Glas ein Lagerglas ist (z. B. „Ogalit Lager 1.50 Saphir"), sind keine Beschichtungs-Optionen wählbar – die Beschichtung ist ab Werk eingebrannt. Lagergläser erkennst du am Wort „Lager" im Namen.
Browser blockieren requestFullscreen() manchmal aus Sicherheitsgründen, wenn das Login-Formular zu schnell abgeschickt wird. Drücke nach dem Login einmal F11 – oder stell die Checkbox in Mein Konto → Meine Daten ab, wenn dich der Vollbild stört.
Die aurodec-Bridge auf deinem PC läuft nicht. Lösungen:
aurodec-bridge startenaurodec-bridge.zip) und auf dem PC mit publish.ps1 installierenPrüfe in Arbeitsplatz ob die richtigen Drucker zugeordnet sind. Drei Slots: Bon, Rechnung, Termin – jeweils ein lokaler Windows-Drucker. Bei Problemen unter http://localhost:5100/print/diag (auf dem PC selbst) prüfen, ob SumatraPDF korrekt gefunden wird.
Die Kanban-Karten werden täglich um 03:00 automatisch als SQL-Datei gesichert (/home/claudeuser/backups/kanban/kanban_YYYY-MM-DD.sql, 30 Tage Aufbewahrung). Im Notfall kann der Admin daraus den Stand rückspielen.
Erfolgt extern über die VPS-Backup-Strategie deines Hosters. Bitte beim Anbieter klären, wie häufig und wie lange die Postgres-Snapshots gehalten werden.
Das Programm aktualisiert sich kontinuierlich. Beim Erscheinen neuer Versionen:
Bei technischen Problemen, fehlenden Funktionen oder Verbesserungswünschen:
Stand: Mai 2026. Diese Hilfe wird parallel zur Software weiterentwickelt – Feedback gerne über das Ideen-Kanban.